Des accords centralisés avec des contacts décentralisés

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– par Manon Smulders –

Quels avantages pouvez-vous tirer d’un processus d’achat plus efficace au sein de votre organisation ? Bien plus que ce que vous ne pensez !

À l’origine, la plupart des entreprises pratiquent majoritairement une gestion décentralisée, ce qui complique la négociation et la gestion de tous les portefeuilles de marchés publics entièrement centralisés. Cette structure partiellement décentralisée brouille souvent la vue d’ensemble des besoins de l’organisation interne et ne favorise pas les échanges avec l’unité de prise de décision (DMU). C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises optent pour des accords centralisés facilités, en mettant l’accent sur une opération décentralisée.

L’avantage ? Les organisations dont les fonctions achat sont centralisées ou consolidées et dont les fonctions distribution sont décentralisées se sont révélées plus efficaces que celles dont la structure est entièrement centralisée, décentralisée ou non consolidée.

Pouvoir d’achat

Le pouvoir d’achat est un facteur important qui incite les entreprises à poursuivre leur consolidation et leur optimisation.

Historiquement, chaque branche et/ou pays dispose de ses propres canaux, souvent multiples, pour l’achat de produits et services liés aux technologies de l’information. D’un point de vue central, cette prolifération de fournisseurs entrave la consolidation des dépenses et empêche une gestion efficace des fournisseurs. La diminution du nombre de fournisseurs augmente automatiquement le pouvoir d’achat.

Cela vous permet de consolider vos dépenses et de les optimiser davantage, par exemple en mettant en place une normalisation à l’échelle de l’entreprise. Les économies d’échelle résultant d’une valeur contractuelle plus élevée contribuent à une réduction directe des coûts.

Culture

Outre le pouvoir d’achat, la culture joue également un rôle important dans la consolidation et la centralisation. Dans le même temps, l’autonomie locale, les compétences, la langue et les opinions ne doivent pas être sous-estimées. Ces facteurs pourraient entraver votre réussite si vous optez pour la consolidation et la centralisation. Lorsque ces facteurs ne sont pas correctement identifiés et facilités, ils retardent le processus et suscitent des discussions supplémentaires. Dans des cas extrêmes, les nouveaux processus et accords commerciaux sont contournés, compromettant ainsi les économies réalisées en termes de coûts directs et indirects.

Pour éviter une telle situation, il faut travailler avec des accords centralisés et un modèle opérationnel décentralisé qui se concentre également sur des facteurs locaux importants tels que la culture. Cela signifie, entre autres, que vos contacts opérationnels peuvent communiquer dans leur langue maternelle et qu’il est fait usage des transports locaux et de la monnaie locale.

En facilitant les accords centralisés de manière efficace et en les décentralisant partiellement, une grande partie des obstacles potentiels ne se pose plus.

Coûts indirects

La maîtrise des coûts indirects est peut-être l’un des objectifs les plus difficiles à atteindre pour les organisations. Pour chaque dépense importante, une procédure de devis, d’approbation et de commande doit être effectuée, souvent manuellement. En outre, il existe un risque que chaque établissement et/ou pays suive ses propres procédures. Sans parler de tous les coûts supplémentaires liés à la gestion des fournisseurs et, par exemple, du temps nécessaire à un processus d’après-vente : « Chez quel fournisseur avons-nous acheté ce produit encore ? »

En intégrant la procuration interne dans votre propre système de Cloud procurement, ou en la saisissant dans le progiciel ERP ou le système P2P, puis en l’intégrant de manière entièrement automatisée dans le back-end, vous bénéficiez d’un contrôle total. En outre, vous facilitez la tâche de vos clients internes grâce à des processus efficaces et vous n’avez plus de soucis à vous faire concernant les rapports consolidés.

Vous souhaitez en savoir plus sur la manière d’optimiser au mieux le processus d’achat au sein de votre entreprise ? N’hésitez pas à prendre contact avec IT 2030.

En tant qu’organisation internationale, quelles économies pouvez-vous réaliser sur vos dépenses informatiques ?

De nombreux processus ont une incidence directe sur le résultat d’exploitation global. Cependant, de nombreuses organisations sous-estiment l’impact sur le rendement des achats décentralisés.